Wie genau sind Ihre Lieferantenangebote – und was kostet Sie das?

In der Beschaffung ist Präzision keine Option, sondern Pflicht. Ein Lieferantenangebot mag auf den ersten Blick solide wirken, enthält aber häufig veraltete Preise, nicht nachvollziehbare Annahmen oder übersehene Kostentreiber. Für OEMs mit engen Beschaffungszyklen und klaren Zielkosten bedeuten diese Abweichungen nicht nur Mehraufwand – sie gefährden Margen, Zeitpläne und die Lieferantenstrategie. 

Cost Engineers und Einkaufsteams sind nicht nur dafür verantwortlich, Angebote zu prüfen. Sie müssen die Kalkulationslogik validieren, technische Machbarkeit einschätzen und eine fundierte Grundlage für Verhandlungen schaffen. Jedes Angebot muss sowohl internen Stakeholdern standhalten als auch eine nachvollziehbare Basis für die Lieferantenauswahl liefern. 

Auf diesem Niveau wird die Angebotsvalidierung zu einer Kernaufgabe der Beschaffung. Sie ist kein manueller Zwischenschritt mehr – sondern ein strategisches Steuerungsinstrument für Kostenkontrolle und Entscheidungsgeschwindigkeit. Wenn ein einzelnes Projekt Hunderte von Angeboten generiert, darf Genauigkeit kein nachgelagertes Thema sein. 

Warum die Validierung von Angeboten heute so komplex ist 

Jede Ausschreibungsrunde bringt eine neue Welle von Angeboten. In großen OEM-Programmen sind über 1000 Angebote für mehrere hundert Einzelteile keine Seltenheit. Diese Angebote sollen eine klare Kostenstruktur über Material, Arbeit, Werkzeuge, Overhead und Logistik liefern. Doch die Realität sieht oft anders aus. 

Angebote kommen in uneinheitlichen Formaten mit unterschiedlich detaillierten Inhalten. Wichtige Kostenfaktoren – etwa Zykluszeiten, Maschinenauslastung oder Lohnkategorien – fehlen oft oder sind nur vage definiert. In vielen Fällen nutzen Lieferanten interne Annahmen, ohne diese zu dokumentieren. Trotz Abstimmungen zwischen Engineering und Einkauf basieren Angebote häufig auf veralteten Spezifikationen – eine fundierte Validierung ist damit kaum möglich. 

Diese Inkonsistenzen führen zu Reibungsverlusten im gesamten Sourcing-Prozess. Ohne standardisierte und validierte Daten lassen sich Angebote schwer vergleichen, Ausreißer kaum erkennen oder Entscheidungen im Steering Committee begründen. Noch gravierender: Die eigene Verhandlungsposition wird geschwächt. Ein Angebot, das nicht aufgeschlüsselt werden kann, lässt sich nicht wirksam hinterfragen. 

Auch der Zeitfaktor verstärkt das Problem. Laut einer aktuellen Studie benötigen über 50 % der Hersteller mindestens sechs Wochen für ein Angebot bei komplexen Baugruppen. Die Sourcing-Timelines bleiben jedoch fix. OEMs müssen schneller entscheiden – basierend auf verspäteten und unvollständigen Angeboten. In diesem Kontext wird die manuelle Angebotsprüfung, oft noch in Excel, vom Prozessproblem zum strukturellen Engpass.  

Warum ein Angebot allein nicht für sichere Entscheidungen reicht 

Ein Angebot kann pünktlich eintreffen und professionell aussehen – doch die Formatierung garantiert keine inhaltliche Qualität. Hinter sauber strukturierten Dokumenten verbergen sich oft kritische Lücken: Pauschalpreise ohne Kostentreiber-Transparenz, Lohnsätze ohne regionale Differenzierung oder Materialpreise ohne Marktbezug. Diese Mängel verhindern eine fundierte Bewertung der realen Produktionsbedingungen oder der Risikopuffer des Lieferanten. 

Solche Abweichungen wirken für sich genommen klein – eine nicht berücksichtigte Rüstzeit oder ein falsch angesetzter Losgrößenfaktor. Doch über Hunderte Bauteile hinweg addieren sich die Differenzen: Die Folge sind schleichend sinkende Margen und schwächere Positionen in Preisgesprächen. Ohne ein klares Verständnis darüber, wie ein Angebot zustande kommt, können Lieferantenannahmen nicht hinterfragt oder Entscheidungen intern verteidigt werden. 

Der wahre Engpass: Volumen und manuelle Arbeit 

Die Angebotsprüfung ist keine einmalige Aufgabe – sie wächst mit jeder Ausschreibung. Für jedes Teil gibt es mehrere Angebote von unterschiedlichen Lieferanten. Jedes muss mit internen Benchmarks, technischen Annahmen und Zielkosten abgeglichen werden. 

Viele Teams setzen dabei weiterhin auf Excel oder nicht integrierte Systeme. Diese Tools reichen für einfache Vergleiche, versagen aber, wenn Zusammenarbeit, dokumentierte Nachvollziehbarkeit und Audit-Fähigkeit gefragt sind. 

Der hohe manuelle Aufwand birgt Risiken: Cost Engineers verbringen mehr Zeit mit Datenaufbereitung als mit deren Analyse. Wenn Einkauf, Entwicklung und Controlling mit unterschiedlichen Versionen arbeiten, entstehen Verzögerungen. Oft ist der Verhandlungszeitpunkt verpasst, wenn alle Informationen zusammengetragen sind. 

Ein Prozess, der auf manueller Arbeit basiert, verlangsamt Entscheidungen und verhindert sichere Aussagen in kritischen Momenten. 

Warum mehr OEMs auf Produktkosten-Software setzen 

Um die steigende Komplexität in der Beschaffung zu bewältigen, setzen OEMs zunehmend auf spezialisierte Tools – jenseits statischer Excel-Dateien. Mit Tset können Cost Engineers Lieferantenangebote simulieren, validieren und vergleichen – auf Basis interner Erfahrungswerte und externer Marktdaten. 

Durch die Abkehr von fragmentierten Dateien und manuellen Abläufen gewinnen Teams an Konsistenz, Transparenz und Geschwindigkeit – und verschieben ihren Fokus von Kontrolle zu aktiver Verhandlungsführung. 

Automatisierte Bottom-up-Kalkulation 

Tset ermöglicht eine automatisierte Bottom-up-Kalkulation, indem interne Prozessdaten mit externen Benchmarks kombiniert werden. Anstatt sich auf Lieferantenschätzungen zu verlassen, können Cost Engineers ihre eigenen Kostenmodelle aus Materialinputs, Prozessannahmen und Maschinendaten erstellen. Tset bietet Datenpakete für alle relevanten Kostenfaktoren, d.h. Materialien, Maschinen, Arbeitskraft, Raum, Zinssätze und Gemeinkosten. 

Szenariobasierte Simulationen 

Sourcing-Entscheidungen hängen oft von Variablen wie Losgröße, Geografie oder Technologieauswahl ab. Mit Tset können Benutzer diese Szenarien bei Bedarf simulieren und die Auswirkungen auf die Kosten ohne den Neuaufbau von Tabellenkalkulationen sehen. Dies unterstützt Beschaffungsteams dabei, proaktiv Optionen zu vergleichen, Kompromisse zu bewerten und Lieferantengespräche mit klaren Alternativen zu führen. 

Verbesserte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit 

Eine der größten Verzögerungen im RFQ-Prozess resultiert aus isolierten Tools und voneinander getrennten Versionen. Tset bietet ein gemeinsames digitales Umfeld, in dem Beschaffung, Engineering und Finanzen auf denselben Daten arbeiten – mithilfe strukturierter Vorlagen und nachvollziehbarer Modelle. Dies reduziert Reibungsverluste, verkürzt Entscheidungszyklen und stärkt die Abstimmung zwischen den Abteilungen. 

Seien Sie bereit, das Angebot anzufechten 

Letztendlich sind Lieferantenangebote lediglich Vorschläge. Es liegt in Ihrer Verantwortung, deren Genauigkeit zu überprüfen, die zugrunde liegende Logik zu bewerten und deren Annahmen zu verstehen. Wenn Sie ein Angebot ohne Prüfung akzeptieren, kann dies zu Sourcing-Entscheidungen führen, die in internen Überprüfungen oder unter Verhandlungseinfluss nicht standhalten. 

Mit einer strukturierten Produktkostenanalyse und Should Costing identifizieren Sie nicht nur Kostenlücken – Sie verstehen auch, warum diese existieren und was dagegen unternommen werden kann. Sie wechseln von einer reaktiven zu einer proaktiven Herangehensweise, indem Sie das Gespräch aktiv mitgestalten.